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【文稿撰写】文稿起草“八步法”
2017-03-28 16:17   审核人:

文稿起草“八步法”

  第一步:受命,也就是接受任务

  这一步要解决好的问题是主动接受还是被动接受。实际上,机关每年的文稿任务,是有规可循的。总结起来无非三种:周期性文稿、常规性文稿、随机性文稿。周期性文稿是指每隔固定时段必然要开展的重大工作,比如每隔五年要召开党的全国代表大会,这些大事伴生的文稿是可以预见的。常规性文稿是指每年必有的重要工作,比如每年全国要召开两会,各部委各单位每年要召开工作会议等,伴生的文稿也是可以预知的。随机性文稿,则是根据工作需要,临时出现的文稿。

  承担文稿起草任务的部门和同志要想当好参谋助手,就必须对周期性、常规性的文稿提前作好谋划,不能等着领导派活儿才开始干;具体起草者也不能等着方案下来才考虑。这方面,不妨搞一张工作任务年表”“重点任务月表,让大家知道每年要干什么,早思考、早谋划、早部署、早动手。

  第二步:会意,也就是领会领导意图

  这个阶段的关键问题是,领导有明确指示好办,领导没有指示怎么办?那就要学会揣摩领导的意图,是个硬功夫,需要把握三个方面:一是把握事业发展的大环境。通过找准本地区、本单位、本部门工作在整个国家事业发展大局中的地位和作用,来领会领导意图。二是遵循事业自身发展的大逻辑。通过把握本地区、本单位、本部门工作的规律和特点、进展和要求,来领会领导意图。三是紧扣领导的关注点。通过关注和思考领导的批示指示,来领会领导的意图。

  要强调的是,我们既不能重复昨天的故事,把领导过去讲话拼起来;也不能重复别人的故事,复制其他领导讲话。写好一篇文稿,要转换三次角色:首先,把自己摆在领导的位置上,思考这项工作应该怎么干,话应该怎么说。其次,把自己摆在听众的位置上,设身处地琢磨听众在这个场合想听点什么。再次,把领导摆在自己的位置上,假定领导自己捉笔,这篇文章会怎么写。如此这般,起草者就会和领导心曲相通,真正领会好领导意图。

  第三步:破题,也就是确定文稿主题

  起草好一篇文稿,先要立好题。立好题首先要破好题。怎么破题?习近平总书记说:问题是时代的声音。起草文稿必须树立问题导向,善于找准主要问题,特别是善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面。党的十八大后,习近平总书记发表的一系列重要讲话之所以引起全党和全社会广泛而又强烈的反响,就在于这些重要讲话都具有鲜明的问题导向,抓住了矛盾的主要方面,提出了鲜明的解决问题的思路和举措。把主要矛盾抓住了,把主要问题找准了,讲话的主旨、文章的题目自然就出来了。

  第四步:蓄势,就是作好思想理论和资料数据准备

善弈者谋势,不善弈者谋子。起草文稿也是同样的道理,站得高才能看得远。怎么蓄势?除了学习别无他途。接受任务、领会意图、确立主题后,必须突出重点,分清轻重缓急,把时间和精力花到最急需、最关键的地方来学。学习既要持之以恒下硬功夫,也要运用一些技巧。

  比如,分范畴研究法就是要围绕中央和本地区、本单位、本部门的重要工作和领导关心的重要问题,广泛收集资料,分专题进行研究,理清这些问题的来龙去脉。

  又如,反弹琵琶法就是要克服阅读惯性,越是不懂的问题,越是要想办法去弄懂;越是陌生的领域,越是要有意识地去熟悉,不断扫除知识盲点,完善知识结构。现实中,有的同志只会写业务类的文稿,有的同志只会写事务性的文稿,有的同志只会写党务类的文稿,这是不行的。因此,在分配任务时,可以反其道而行之,这样才能造就文稿起草的多面手

  再如,解剖麻雀法就是把文稿分成若干类别进行研究,研究要具体到如何起头、如何过渡、如何分层次、如何提要求等细节,深入到逻辑、结构、句式、语言等层面。花脸稿是最好的老师,要研究领导改过的文稿,仔细琢磨改动的深意,真正做到打完一仗、总结一次、前进一步。

  要通过学习打好思想理论的底子,建起资料数据的仓库。从自己的工作实践总结,要长五双眼。第一双眼盯世界把握本领域工作的世界发展大势及其对本地区、本领域工作的影响。第二双眼盯中央及时学习党中央、国务院的最新部署,找出其同本领域工作的关联。第三双眼盯部委弄清楚同自己关系密切的相关部委有什么行动和举措。第四双眼盯机关熟稔本机关本部门和所属各单位有什么工作举措和进展。第五双眼盯各地看看有什么典型性做法、创新型经验。这五双眼都用到了,调查研究也就完成了,发言权也就有了。

  第五步:图构,也就是形成提纲和观点

  起草文稿,既要避免匆忙动笔,在文稿内容没有悟透、结构没有理顺的情况下埋头去写;又要避免堆砌材料,从网上下载大量资料,东抄西摘,拼拼凑凑,看起来满篇好话,实际上不知所云;还要避免平均用力,什么都想写,结果什么都写不透。因此,在动笔前要舍得花时间和精力去琢磨框架、拟定提纲、理顺逻辑、提炼观点。

  一般认为,文稿结构有块状条状两种。这两种结构怎么运用,既取决于讲话者和起草者的口味,也取决于文稿的功能和场合。块状结构的文稿,一般是以时间先后、内容范畴的几个组成的,之间相对独立成块,相互之间为并列或平行关系。条状结构注重之间的关联,有着比较紧密的逻辑关系,内容组织上比较多见的是总分式和递进式。

  两种结构各有优长。从整体架构看:块状结构虽块面少,但更容易大开大合;条状结构虽条目多,但更容易点状聚焦。从内容涵盖看,块状结构相对发散,可以把内容说全说够;条状结构相对集中,可以把问题说深说透。从行文风格看,块状结构的色彩更重,展得也比较开;条状结构的色彩更重,结论式、断语式的话更为常见,观点非常鲜明。从适用范围看,块状结构比较适合那些逻辑层次相对复杂、讲话内容相对庞杂的文稿,常用在工作报告、工作总结等方面。条状结构比较适合那些逻辑层次相对简单、演讲色彩相对浓厚的文稿。

块状结构条状结构并非不可逾越,有的时候可以一锅烩即使是同一类文稿,既有采用块状结构的,也有采用条状结构的。文稿起草中,到底用哪一种结构,必须综合文稿的主题、内容和对象等各种因素来确定,以发挥出每一种结构形式的最大效应。

  拟定提纲,牵头人非常重要。提纲定到三级,框架和大的观点就出来了,可以称之为胸有成竹;定到四级五级,层次和主要内容就出来了,基本上就是腹有成稿了。一般来说,提纲到三级即可;新手入门,可以根据情况列到四级五级

  第六步:绘事,就是增强文稿针对性

  机关文稿要实打实阐述政策、解决问题、推动工作。如果一篇讲话面面俱到,期望解决所有问题,势必不痛不痒,最终任何问题都解决不了。所以,提高针对性至关重要。

  一是抓住问题刨根底在大的问题之下,紧扣工作领域,抓住几个具体问题,吃透上情,摸准下情,搞清内情,深入分析背景、成因,提出解决问题的主张、措施和要求。要紧扣问题,挑出能够体现讲话主旨的权威材料,能够揭示事物本质的典型材料,能够吸引人和说服人的新鲜材料。材料一定要准确。还要激活思想,对材料进行消化转化,作出新的提炼和概括,做到用自己的思想统领材料,用自己的逻辑组织材料,用自己的语言表述材料。

  二是抓住过程打七寸事物都有发展过程,开始前、进行中、结束时各有阶段性特点。文稿要符合这个特点,根据不同阶段提出不同要求。俗话说,打蛇打七寸。要针对某项工作的不同发展阶段,提出有针对性的要求。比如,工作刚开始时,要突出统一思想、周密部署;工作进行一段时间,要强调防止松劲、加强监督;告一段落时,要强调总结经验、完善措施,做好后续工作等。

  三是抓住受众对焦距到不同地方,在不同场合,讲话有不同要求。我们必须身临其境,注意照应当时的气氛,注意听众的感受,使讲话贴切得体,这样领导才能够讲得出口,听众才能够找到感觉,上下才有互动。坐在主席台上的讲话可以气势磅礴,坐在圆桌上的讲话应该和风细雨;对干部的讲话思想性、理论性可以强一些,对群众的讲话就得深入浅出、多接地气。把场合弄反了,听众就会觉得别扭。

  第七步:润色,就是锤炼文稿风格

润色文稿要注意处理好主次、详略、点面、虚实的关系。该简写的要大笔勾勒、高度概括;该详写的着意展开、浓墨重彩。文稿的详略安排很有讲究,需要下功夫琢磨,特别是要做好加法减法。对重要观点和富有新意的内容,要拿出来多讲几句,使之更为突出鲜明,就像一点火花要把它拨亮,使其光芒四射。对那些枝杈芜杂的内容,则要舍得割爱,大刀阔斧地删削,让人一眼就可以看到枝干。

  文稿的润色要注意四个问题:一是排比语言的整齐是必要的,但要慎用排比,尤其不能为排比而排比。排比不宜过多,否则就成了顺口溜,显出轻浮之感。

  二是引文。适当引用古文、警句、谚语是有益的,但不能满篇都是引文,一闪一闪亮晶晶,满天都是小星星,那样会有卖弄之嫌。

  三是套路有一段时间,文风的一大问题就是套路太多太滥。几个着力”“几个注重”“几个突出”“几个下功夫,如此等等,生生地拼、硬硬地凑,其结果是因文害义。套路可以用,但要恰如其分。

  四是创新把过去的东西、别人的东西重新排列组合,给旧有的思想、过去的做法饰以华丽的语言,不是真正的创新,而是新瓶装旧酒,舍本逐末。决定文稿高度的是思想的深度。思想观点的创新才是根本的创新。

  第八步:成文,就是完善和定稿

  走完前七步,文稿起草就到了成文的最后一关。怎样才算成文?《春江花月夜》里有句诗鱼龙潜跃水成文,大体可以用来说明这个问题:领导者胸中有海岳,起草者笔底生波澜,最后才是鱼龙潜跃水成文

  要强调的是:从事文稿服务的往往是一个团队,增强团队意识十分重要。起草一个部分,要有全篇意识,要避免写到别人的田里去;起草初稿,要有成稿意识,不能有依赖思想,想着有领导把关,便凑够字数交差;作为下属,要有把关意识,从一开始就杜绝硬伤,把数据搞准,把事例搞准,把概念搞准,特别是涉及的重大提法和法律条文以及相关文件和政策表述,一定要弄清楚弄准确,不要给领导埋地雷

成文还要注意几个问题。一是注意校对,做到文字精准。二是注意排版,做到版式规范。三是注意装帧,做到制作精良。这些方面出现瑕疵,就像衣服扣错了扣子。出稿时一定要检查版本是否正确,报送文稿时要认真核对页码,避免错版、掉页的情况,如果出现这种情况,就不是失误而是事故了,必须予以杜绝。

(文章摘自《秘书工作》杂志;作者:马国华。本文来源为《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”(mishugongzuo))

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